Was kann ich als Freiberufler absetzen?

Was kannst du als Freiberufler absetzen?

Als Freiberufler trägst du nicht nur die Verantwortung für deine Arbeit, sondern auch für deine Steuern. Die gute Nachricht: Fast jede berufliche Ausgabe senkt deine Steuerlast. Viele Freiberufler verschenken hier jedes Jahr hunderte Euro, weil sie nicht wissen, was alles absetzbar ist.

Kurz & knapp: Freiberufler können alle beruflich veranlassten Betriebsausgaben absetzen — von Arbeitsmitteln über Reisekosten bis hin zu Versicherungen. Durchschnittlich lassen sich €1.000–€2.000 pro Jahr zusätzlich optimieren.

Betriebsausgaben vs. Werbungskosten

Als Freiberufler hast du Betriebsausgaben — nicht Werbungskosten wie Angestellte. Der Unterschied ist wichtig:

• Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) — Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind
• Werbungskosten — gelten nur für Angestellte (Anlage N)

Deine Betriebsausgaben trägst du in der Anlage S (Selbstständige Arbeit) und der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ein.

Büro und Arbeitsplatz

Homeoffice-Pauschale

Arbeitest du von zu Hause, kannst du die Homeoffice-Pauschale nutzen: 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr (210 Tage). Du brauchst kein separates Arbeitszimmer.

Mehr dazu in unserem ausführlichen Homeoffice-Guide.

Häusliches Arbeitszimmer

Hast du ein separates Zimmer, das du zu mindestens 90 % beruflich nutzt, kannst du die tatsächlichen Kosten absetzen: Miete (anteilig), Strom, Heizung, Internet, Renovierung.

Externes Büro oder Coworking

Mietest du ein Büro oder einen Coworking-Platz, sind die gesamten Kosten absetzbar — Miete, Nebenkosten und Ausstattung.

Arbeitsmittel und Technik

Alles, was du für deine freiberufliche Tätigkeit brauchst, ist absetzbar:

• Computer, Laptop, Tablet — seit 2021 sofort absetzbar, unabhängig vom Preis (BMF-Schreiben vom 26.02.2021)
• Monitor, Tastatur, Maus, Headset — sofort absetzbar
• Smartphone — anteilig, wenn auch privat genutzt (meist 50–70 % beruflich)
• Drucker, Scanner, Kamera — bei beruflicher Nutzung voll absetzbar
• Software und Lizenzen — Adobe, Microsoft 365, Projektmanagement-Tools
• Büromöbel — Schreibtisch, Stuhl, Regal (bis 800 € netto sofort, darüber Abschreibung)

Tipp: Dokumentiere bei gemischt genutzten Geräten (z. B. Smartphone) den beruflichen Anteil. Ein kurzes Nutzungsprotokoll über 3 Monate reicht dem Finanzamt in der Regel.

Fahrt- und Reisekosten

Fahrten zum Kunden

Für Fahrten mit dem eigenen PKW setzt du die Pendlerpauschale an:

• 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 km
• 0,38 Euro pro Kilometer ab dem 21. km

Alternativ kannst du die tatsächlichen Kosten ansetzen (Benzin, Versicherung, Wartung, Abschreibung). Dafür brauchst du ein Fahrtenbuch.

Geschäftsreisen

Bei Geschäftsreisen sind zusätzlich absetzbar:

• Übernachtungskosten — tatsächliche Kosten laut Beleg
• Verpflegungsmehraufwand — 14 € bei 8–24 Stunden Abwesenheit, 28 € bei mehr als 24 Stunden
• Bahn- und Flugtickets — vollständig absetzbar
• Taxi und ÖPNV — bei beruflichem Anlass

Versicherungen

Berufliche Versicherungen sind vollständig als Betriebsausgabe absetzbar:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Rechtsschutzversicherung (beruflicher Anteil)
• Cyber-Versicherung
• Berufsunfähigkeitsversicherung (als Sonderausgabe, nicht Betriebsausgabe)

Auch die Kranken- und Pflegeversicherung kannst du als Sonderausgabe absetzen — das senkt dein zu versteuerndes Einkommen zusätzlich.

Fortbildung und Fachliteratur

Investitionen in dein Wissen sind absetzbar:

• Seminare, Workshops, Kurse — Teilnahmegebühr, Fahrt, Übernachtung
• Online-Kurse — Udemy, Coursera, LinkedIn Learning
• Fachliteratur — Bücher, Zeitschriften, digitale Abos
• Konferenzen und Messen — Eintritt, Reise, Unterkunft

Telefon und Internet

• Geschäftlicher Mobilfunkvertrag — vollständig absetzbar
• Privater Vertrag mit beruflicher Nutzung — pauschal 20 % (max. 20 €/Monat) oder nach tatsächlichem Anteil
• Internetanschluss — anteilig bei beruflicher Nutzung (meist 50 %)

Marketing und Kundenakquise

• Website — Hosting, Domain, Design, Pflege
• Visitenkarten und Drucksachen
• Online-Werbung — Google Ads, Social Media Ads
• Portfolio-Plattformen — Behance, Dribbble, etc.
• Bewirtungskosten — 70 % des Rechnungsbetrags bei Geschäftsessen (Anlass und Teilnehmer dokumentieren)

Steuerberatung und Buchhaltung

• Steuerberater-Honorar — vollständig absetzbar
• Buchhaltungssoftware — lexoffice, sevDesk, etc.
• ELSTER-Zertifikat — kostenlos, aber zugehörige Software absetzbar
• Steuer-Apps wie Restio — als Betriebsausgabe absetzbar

Häufige Fehler vermeiden

1. Keine Belege aufbewahren — ohne Beleg keine Absetzung. Fotografiere jeden Beleg sofort.
2. Private und berufliche Ausgaben vermischen — führe ein separates Geschäftskonto.
3. Kleinbeträge ignorieren — 5 Euro für Büromaterial klingt wenig, summiert sich aber über das Jahr.
4. Abschreibungen vergessen — teure Anschaffungen über 800 € netto müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden (außer Computer).
5. Vorauszahlungen verpassen — das Finanzamt setzt vierteljährliche Vorauszahlungen fest (10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember).

So hilft Restio

Mit Restio behältst du als Freiberufler den Überblick über alle Betriebsausgaben:

• Belege scannen — fotografiere Quittungen und Restio erkennt automatisch Betrag, Kategorie und steuerliche Relevanz
• Absetzungen entdecken — der KI-Steuerexperte findet Absetzungen, die du vielleicht übersiehst
• Grenzen überwachen — der Finanzwächter warnt dich, bevor du die Kleinunternehmer-Grenze überschreitest
• Kaufentscheidungen — frag Restio vor dem nächsten Kauf, wie viel du steuerlich sparst

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Weiterführende Links

• Bundesfinanzministerium: Einkommensteuer
• § 18 EStG — Freiberufliche Tätigkeit