Kann ich Arbeitsmittel absetzen, die mein Arbeitgeber bezahlt hat?

Nein. Arbeitsmittel, die dein Arbeitgeber dir stellt oder erstattet, kannst du nicht noch einmal von der Steuer absetzen. Nur Gegenstände, die du selbst bezahlt hast, zählen als Werbungskosten.

Gibt es einen Mindestbetrag für Arbeitsmittel?

Nein, es gibt keinen Mindestbetrag. Auch ein Kugelschreiber für 2 Euro ist grundsätzlich absetzbar. In der Praxis lohnt sich das Aufschreiben bei Kleinstbeträgen aber erst, wenn du viele Posten hast.

Wie funktioniert die Absetzung bei gemischter Nutzung?

Nutzt du ein Arbeitsmittel auch privat, kannst du nur den beruflichen Anteil absetzen. Ab 90 % beruflicher Nutzung akzeptiert das Finanzamt in der Regel die volle Absetzung. Darunter teilst du anteilig auf — z. B. 60 % beruflich = 60 % absetzbar.

Gelten für Freelancer andere Regeln als für Arbeitnehmer?

Die Grundregeln sind ähnlich: Die 800-Euro-Grenze und die Nutzungsdauern gelten für beide. Freelancer tragen ihre Arbeitsmittel allerdings in der Anlage EÜR ein, Arbeitnehmer in der Anlage N. Freelancer können außerdem den Vorsteuerabzug nutzen.

Kann ich Arbeitsmittel absetzen, auch wenn ich die Homeoffice-Pauschale nutze?

Ja! Arbeitsmittel und Homeoffice-Pauschale schließen sich nicht aus. Du kannst die 6 Euro pro Tag für Homeoffice-Tage UND zusätzlich Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Monitor oder Software als Werbungskosten absetzen.

Arbeitsmittel absetzen: Was alles dazugehört (und was die meisten vergessen)

Arbeitsmittel: Der unterschätzte Werbungskosten-Posten

Viele Arbeitnehmer denken bei Werbungskosten an die Pendlerpauschale oder die Homeoffice-Pauschale. Aber es gibt eine Kategorie, die fast jeder unterschätzt: Arbeitsmittel. Das sind alle Gegenstände und Dienstleistungen, die du für deine Arbeit brauchst und selbst bezahlst.

Im Schnitt lassen Arbeitnehmer zwischen 200 und 500 Euro pro Jahr an Arbeitsmitteln liegen — einfach weil sie nicht wissen, dass die Laptop-Tasche, das Zoom-Abo oder das Fachbuch absetzbar sind. Dabei zählt fast alles, was du für deinen Job brauchst.

Wichtig: Arbeitsmittel kannst du zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale absetzen. Das sind zwei verschiedene Posten. Du musst dich nicht zwischen ihnen entscheiden.

Was genau sind Arbeitsmittel?

Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die du überwiegend für deine berufliche Tätigkeit nutzt. Das Finanzamt akzeptiert sie als Werbungskosten in der Anlage N deiner Steuererklärung. Die Bandbreite ist größer, als die meisten denken.

Elektronik und Technik

Das ist die Kategorie, in der sich die höchsten Beträge verstecken:

Laptop oder PC — sofort absetzbar, unabhängig vom Preis (Sonderregel seit 2021)
Monitor — sofort absetzbar (gilt als Peripheriegerät)
Tastatur und Maus — auch hochwertige mechanische Tastaturen
Headset und Kopfhörer — für Videokonferenzen und konzentriertes Arbeiten
Webcam — für Homeoffice und virtuelle Meetings
Kabel, Adapter, USB-Hubs — die kleinen Dinge, die sich summieren
Drucker und Scanner — bei beruflicher Nutzung
Smartphone — anteilig bei beruflicher Nutzung (z. B. 50-70 %)
Tablet — wenn du es für die Arbeit nutzt
Externe Festplatte oder SSD — für Datensicherung

Rechenbeispiel: Monitor (350 €) + Headset (80 €) + Tastatur (120 €) + Webcam (70 €) + diverse Kabel (30 €) = 650 Euro — und alles sofort absetzbar, weil Computer-Peripherie die 1-Jahres-Regel hat.

Büromöbel

Möbel für deinen Arbeitsplatz — egal ob im Büro oder im Homeoffice:

Schreibtisch — bis 800 € netto sofort, darüber über 13 Jahre absetzen
Bürostuhl — gleiche Regel wie Schreibtisch
Schreibtischlampe — bei beruflicher Nutzung
Regal oder Aktenschrank — für Arbeitsunterlagen
Stehpult oder Monitor-Erhöhung — ergonomische Hilfsmittel

Software und digitale Abos

Viele vergessen, dass auch digitale Produkte Arbeitsmittel sind:

Microsoft 365 oder Google Workspace — anteilig bei gemischter Nutzung
Adobe Creative Cloud — für Designer, Marketing, Content-Erstellung
Entwickler-Tools — JetBrains, GitHub, Cloud-Dienste
Projektmanagement-Tools — Notion, Trello, Asana (wenn selbst bezahlt)
Zoom, Teams oder Slack — Premium-Abos für berufliche Nutzung
VPN-Dienste — bei beruflicher Notwendigkeit
Cloud-Speicher — Dropbox, iCloud, wenn beruflich genutzt
Fach-Apps — branchenspezifische Software
Steuer-Apps wie Restio — ja, auch das ist absetzbar

Fachbücher und Weiterbildung

Alles, was dich beruflich weiterbringt:

Fachbücher — in gedruckter oder digitaler Form
Fachzeitschriften und -abos — auch Online-Abos
Online-Kurse — Udemy, Coursera, LinkedIn Learning
Konferenztickets — für berufliche Veranstaltungen

Berufskleidung und Reinigung

Hier gibt es eine wichtige Einschränkung — nur typische Berufskleidung ist absetzbar, keine normale Alltagskleidung:

Sicherheitsschuhe und Arbeitsschutzkleidung
Kittel, Uniform, Laborkittel
Schutzausrüstung — Helm, Handschuhe, Schutzbrille
Reinigung der Berufskleidung — pauschal pro Waschladung absetzbar

Achtung: Ein normaler Anzug oder ein Business-Hemd ist nicht absetzbar, auch wenn du es nur für die Arbeit trägst. Es muss sich um typische Berufskleidung handeln, die du privat nicht tragen würdest.

Taschen, Koffer und Zubehör

Laptop-Tasche oder -Rucksack — wenn hauptsächlich für den Arbeitslaptop
Aktenkoffer oder Dokumentenmappe
Schutzhülle für Tablet oder Laptop

Büromaterial und Verbrauchsmittel

Klein, aber in der Summe relevant:

Druckerpapier, Toner, Tinte
Stifte, Notizbücher, Post-its
Ordner, Mappen, Hefter
Briefmarken und Porto — bei beruflichem Versand

Die 10%-Regel: Beruflich vs. privat

Nicht jedes Arbeitsmittel wird ausschließlich beruflich genutzt. Für die Absetzbarkeit gilt eine einfache Faustregel:

Über 90 % berufliche Nutzung — der volle Betrag ist absetzbar, keine Aufteilung nötig
Unter 90 % berufliche Nutzung — du setzt nur den beruflichen Anteil ab

Beispiel: Du nutzt dein Smartphone zu 60 % beruflich. Es hat 800 Euro gekostet. Absetzbar sind 800 × 60 % = 480 Euro, verteilt auf 5 Jahre Nutzungsdauer = 96 Euro pro Jahr.

Bei Gegenständen, die offensichtlich nur für die Arbeit genutzt werden (z. B. ein zweiter Monitor oder ein Headset), fragt das Finanzamt in der Regel nicht nach. Bei Smartphone, Tablet oder Software solltest du den beruflichen Anteil nachvollziehbar dokumentieren.

Nachweise und Dokumentation

Das Finanzamt will Belege sehen können — auch wenn du sie nicht mit der Steuererklärung einreichen musst. So machst du es richtig:

Kaufbeleg aufbewahren — Rechnung oder Kassenbon mit Datum und Betrag
Berufliche Nutzung dokumentieren — ein kurzer Vermerk reicht (“Monitor für Homeoffice-Arbeitsplatz”)
Bei gemischter Nutzung — den beruflichen Anteil schriftlich begründen
Aufbewahrungsfrist — Belege mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist des Steuerbescheids aufheben (in der Regel 1 Jahr nach Bescheid)

Tipp: Mach dir zur Gewohnheit, Belege direkt nach dem Kauf zu fotografieren. Papierbelege verblassen schnell und sind nach ein paar Monaten oft nicht mehr lesbar.

So hilft Restio

Im Alltag sammeln sich Arbeitsmittel-Ausgaben über das ganze Jahr verteilt an. Mal ein Kabel hier, mal ein Buch dort. Da den Überblick zu behalten, ist ohne System fast unmöglich.

Mit Restio wird das einfach:

Beleg scannen — fotografiere den Kassenbon und Restio erkennt automatisch den Gegenstand, den Betrag und die steuerliche Kategorie
Kaufentscheidung — frag Restio vor dem Kauf: “Ist ein Headset für 150 Euro absetzbar?” und bekomme sofort eine Einschätzung
Werbungskosten-Tracker — Restio zeigt dir in Echtzeit, ob du mit deinen gesamten Werbungskosten über dem Pauschbetrag von 1.230 Euro liegst
Jahresübersicht — alle Arbeitsmittel auf einen Blick, mit automatischer Berechnung der Abschreibung für teure Gegenstände

Teste Restio 14 Tage kostenlos und finde heraus, welche Arbeitsmittel du bisher nicht abgesetzt hast.

Fazit

Arbeitsmittel sind einer der einfachsten Wege, deine Steuerlast als Arbeitnehmer zu senken. Die meisten Gegenstände, die du für deinen Job brauchst, sind absetzbar — von der teuren Software bis zum günstigen Notizbuch. Der Schlüssel ist, konsequent Belege zu sammeln und den beruflichen Anteil korrekt anzugeben.

Gerade in Kombination mit der Homeoffice-Pauschale und der Pendlerpauschale kommst du schnell über den Werbungskosten-Pauschbetrag von 1.230 Euro — und dann zählt jeder zusätzliche Euro.